Copias Notariales en la ley 404. Orgánica Notarial de Capital Federal.
- 05/02/2003
- Argentina
El tema se trata en el capítulo III, sobre traslados, y toma impulso desde el: Artículo 104.- El notario autorizará copias, testimonios y copias simples. Hasta aquí parecería no haber problemas ni novedades, pero no es así, dichos testimonios no son ya las copias de segundo grado como se las conocía, sino un nuevo tipo de documento, el que se extenderá en fojas notariales extraprotocolares, con una doble variación en cuanto sea en relación o por exhibición, lo que más adelante trataremos. Artíículo 105.- Constituyen copias las reproducciones literales de la matriz. Podrán expedirse copias parciales a pedido de parte, dejándose constancia de tal modalidad. Innova en la posibilidad de expedir copias parciales, por otra parte, está hablando de copias de la matriz, o sea, de instrumentos de segundo grado. No confundamos los grados de las copias con los grados de los instrumentos. Es de primer grado el original, de segundo la copia de la matriz y de ulterior las copias de copias. Las copias aquí, en interpretación considerando el tratamiento de posteriores artículos, se refieren a todas las copias, copias simples y simples copias. Son copias simples, siempre bajo la terminología introducida por la presente ley, las que se expiden con la forma receptada por este cuerpo normativo y simple copia la que no guarda ningún tipo de forma, limitada a ningún efecto jurídico propio o documental, la simple transcripción del documento. Artículo 106.- Es primera copia la que, con los requisitos determinados en esta ley, expida el notario por primera vez a cada una de las partes que así lo requiriere. Es primera copia, el anterior testimonio de la ley 12.990, el que era el primer testimonio. Se aparta de las concepciones notariales, y creemos que no innova, sino que toma conceptos y los asigna a instrumentos contrarios. Esto traerá a confusión, máxime si con el anterior primer testimonio nos encontramos con requirentes que quieren retirar el protocolo, creyendo en su desconocimiento que esa es la escritura de su casa, que le diremos cuando el título que retiran luego de la inscripción registral, diga en su epígrafe -en caso de fotocopia con concuerda- primera copia. Es copia de ulterior grado la que, con los mismos requisitos que para la primera, expida el notario a cada una de las partes, en los casos en que fuere procedente y a solicitud de la misma. En este segundo párrafo del artículo 106, ya la confusión llega a la legislación. No eran pocos los jueces que pretendían que las copias expedidas a varios componentes de una parte con múltiples otorgantes, solicitaban que cada copia diga, primera copia, segunda copia, cuando corresponde que todas las copias de primer grado, lleven la leyenda de primera copia aunque sean cinco, y que en caso de pérdida de alguno de éstos, se expida una segunda copia, la que deberá ser inscripta en el respectivo registro de propiedad para ser considerada título original, siendo éstos siempre de segundo grado. Artículo 107.- Las copias llevarán al final cláusula que identifique el documento protocolado, con mención del folio, notario autorizante, carácter en que actúa y número de registro, y que asevere la fidelidad de la reproducción con respecto al original, indique si se trata de primera copia o de ulterior grado –y en este caso, cuál–, para quién se expide y el lugar y fecha de su expedicióón. Artículo 108.- El notario autorizante, su adscripto, subrogante, interino, o sucesor en el registro o el titular del archivo, en su caso, podrán expedir las copias mencionadas mientras el protocolo se halle bajo su guarda. Estos artículos no revisten elementos relevantes ni grandes cambios. Artículo 109.- El notario podrá expedir testimonio por exhibición o en relación. No ya éste. Incorporamos un nuevo tipo de transcripción, -copia notarial- o en realidad, dos nuevos tipos. El nuevo testimonio que estarían a nuestro entender componiendo una amalgama entre copia y certificado notarial. Es testimonio por exhibición el documento que reproduce literal, total o parcialmente, otro documento no matriz, público o privado, exhibido al notario con el objeto de acreditar su existencia, naturaleza y contenido, sin subrogarlo en su eficacia. Siempre será extendido por medio de la foja de actuación notarial extraprotocolar, la utilizada anteriormente para las actas -(que ahora se labran en protocolo notarial o en protocolo B. para el caso de los Notarios que opten por dicha modalidad). Requerimos: Por un lado debe ser de un documento no matriz, o sea, un documento público o privado, nunca integrante del protocolo del Registro Notarial. El documento en cuestión deberá ser exhibido por la parte requirente. Su objeto es acreditar la existencia, y contenido de dicho documento. Es testimonio en relación o extracto, el documento en el que el notario reproduce conceptualmente o resume, con criterio selectivo, el contenido de escrituras matrices y de documentos agregados al protocolo, o asevera determinados extremos que surgen de esos elementos documentales o de otros que se hallen en su poder o custodia. El otro tipo de testimonio, -en relación-, el Notario podrá reproducir conceptualmente, lo que no implica una transcripción literal, como su resumen, lo que no se traduce como una transcripción parcial, sino una modificación del contenido, pero no de su sentido jurídico, naturaleza y objeto de documento original. El criterio selectivo da la discrecionalidad del Escribano en el discernimiento de transpolar los puntos conceptuales necesarios. Siempre será de escrituras matrices o de documentos agregados al protocolo. El testimonio llevará al final una cláusula que contenga las menciones necesarias para individualizar el documento al que se refiere, si éste ha sido exhibido o el lugar en que se encuentra, si se trata de transcripción fiel o de relato, la persona que lo solicita y el lugar y fecha de expedición. Requiere una clausula de cierre, de identación del o de los documentos referidos, del modo de resumen o transcripción, el lugar de ubicación de la matriz, el requirente o solicitante, y lugar y fecha de expedición como es de costumbre y requisito de todo instrumento público. También trae la posibilidad de que el testimonio se constituya por un relato, lo que a nuestro entender carece de toda implicancia jurídica. Un relato no hace a la tarea primordial del Notario. Constituye la falsa creencia que el Escribano no se compromete con los actos jurídicos sino que por el contrario, simplemente asevera lo que un requirente afirma; nada más alejado de la realidad y que a diario lo escuchamos de boca de abogados. Por otra parte, al referirse a los relatos, incorpora la posibilidad de testimoniarlos por medio de este instrumento notarial, y por otra parte, nos indica que este párrafo final se refiere a ambos tipos de testimonios. Artículo 110.- Los testimonios podrán ser expedidos por otro notario, aunque los protocolos o documentos se encontraren archivados o agregados a actuaciones judiciales o administrativas, siempre que fuere expresamente autorizado para ello por quien tuviere su guarda. Sin lugar a dudas, siempre se deberá estar en presencia del documento originante de la copia. Creemos que no vale la pena la aclaración, o que podría estar acotada, abriendo simplemente la posibilidad de testimoniar documentos matrices de otros Registros Notariales, toda aclaración de autorización es evidente y obvia. Artíículo 111.- Constituyen copias simples todas las otras reproducciones literales, completas o parciales, de los documentos matrices que los notarios expidieren en los casos previstos por la ley, por orden judicial o a requerimiento de quien acreditare interés legítimo. Aquí continuamos con la clasificación de los tipos de copias, las copias simples. Son reproducciones literales, como toda copia, completas o parciales como ya lo habíamos visto, dejando abierto a los casos previstos por ley, tanto existentes como futuros, por autos judiciales o ante la solicitud de quien demuestre interés legítimo, sea parte, o vinculado directamente al contrato o acto jurídico. Las copias simples deberán llevar en el anverso de todas las hojas, con caracteres visibles, la leyenda "copia simple". La cláusula final contendrá igual mención y expresará el objeto y destino de la expedición. Aquí encontramos un nuevo estamento en la clasificación de copias instaurada por la nueva Ley Orgánica. Deberá consignar la leyenda copia simple y la cláusula final llevará -a modo de lo que representa un concuerda en la primera copia-, la referencia al objeto y destino de la expedición. Artículo 112.- Si a instancia o aceptación de parte interesada se expidieren copias y testimonios por exhibición parciales, deberá indicarse que la parte omitida no altera ni modifica el sentido de la reproducción. No representa problemas de interpretación, se debe colocar constancia dentro del instrumento que exprese que las partes transcriptas son pertinentes y que las no transcriptas no alteran, modifican, reducen o amplían los efectos involucrados en el documento originario. Artículo 113.- Los testimonios y las copias simples valdrán exclusivamente para el objeto y destino que se expidieron. Este artículo no tiene mucho sentido, por otra parte, le quitan valor probatorio extra, lo que no encontramos un motivo y bien se podría haber evitado. Tampoco pensamos que el mismo pueda ser utilizado para restarle valor, si el destinatario lo reconoce, y menos si es tomado como documental en un proceso judicial. Puede ser un punto problemático si en proceso es reconocido y se invoca el presente artículo, también si es desestimado por el presente, dado que estaríamos en contra del principio de búsqueda de la verdad material ante una formal. Artículo 114.- En estos documentos podrá emplearse cualquier soporte material y medio de reproducción que asegure su permanencia indeleble en el tiempo, conforme con las reglamentaciones que al efecto estableciere el Colegio de Escribanos. Recordemos la prohibición en la Capital Federal de utilizar impresoras laser, dado que sus trazos son de fácil borrado y modificación. Artíículo 115.- El notario salvará las correcciones en la forma que establece el artículo 61 de esta ley. Una vez autorizado el traslado, si hubiere alguna discordancia con el original o con el de su referencia, ella se subsanará mediante certificación puesta por el notario a continuación de su firma, con una llamada de advertencia marginal en la página en que existiere el error. Este artículo es poco feliz, por un lado abre la posibilidad de un salvado posterior a la firma de las partes y con anotación marginal también posterior en el documento matriz, y también en la copia, haciéndolo a continuación de su sello y firma. Artículo 116.- El notario deberá dar a los interesados que lo pidieren, aunque integraren una misma parte, copias y testimonios de los documentos originales que hubiere autorizado y de los documentos anexos Copias, refiere en realidad a la copia simple, no continúa con una univocidad de términos. En fín, terminamos la presente reseña sobre el capítulo III de la Ley Orgánica Notarial, queremos dejar en claro que más allá de la Reglamentación aclaratoria, requeriría de pequeñas reformas, tanto de uniformidad de los términos utilizados, dado que la utilización de sinónimos no es recomendada cuando nos referimos a transcripción de copias realizadas por cuatro tipos de instrumentos con similitudes.
