COLOMBIA: Normativas de interés notarial

• 01/07/2003
• Colombia

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Una de las muchas ventajas, además de su obligatoriedad a partir del 4 de Febrero del 2.003, de la aplicación y vigencia de la Ley 675/01, es que actualmente, tratándose de escrituras de venta de inmuebles ya sometidos al régimen de la citada Ley 675, basta que se cite la escritura por medio de la cual se constituyó el reglamento de propiedad horizontal, para establecerse que el inmueble objeto del acto escriturario, está sometido al Régimen de Propiedad Horizontal. No se requiere transcripción de linderos; tampoco aportar copias de reglamento. Al no incorporarse copia/parte pertinente del reglamento de propiedad horizontal, en la escritura y sus copias, se reduce el costo de escrituración: $ 1.717 menos por cada copia/hoja de protocolo.

Las Oficinas de Registro no tienen por qué exigir la incorporación, en las escrituras de esta clase de inmuebles, de copias del reglamento de copropiedad, ni siquiera de la parte pertinente del inmueble transferido.

Adicionalmente, sería un gran "regalo" de Navidad, Año Nuevo y Reyes, para los colombianos, que el Señor Superintendente de Notaríado y Registro, Dr. José Félix Lafaurie Rivera, mediante Instrucción Administrativa, o la formalidad o acto administrativo más conveniente, "oriente" o instruya o autorice en forma abierta, transparente y pública a todos los Notarios y Registradores del país, para que se cumpla la ley y NO sea obligatorio, esto es, que voluntariamente los otorgantes de un acto escriturario inmobiliario, decidan si se transcribe o no, la totalidad detallada de los linderos, tanto generales como particulares de la copropiedad. Repito, de los inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal. Los linderos normales de una casa o lote urbano, solo ocupan 4 líneas de hoja escrituraria. En todo caso en el 99.99% de los casos se transfiere o grava o limita un inmueble como “cuerpo cierto”.

Es totalmente inocuo, inane, anodino, ineficaz, insustancial, en términos de seguridad jurídica y formalidad notarial y registral, ocupar 4 y hasta 8 páginas de linderos, en una escritura. Linderos particulares de un apartamento, que salvo algún raro u ocasional caso de discrepancia en la cabida o litigio por área, especialmente en lo concerniente a las áreas comunales y particulares, nadie revisa, se cometen errores de transcripción mecanográfica, a veces ocasionan devoluciones en Registro y solo generan gasto de tiempo en digitación, papel, impresión, mayor costo en hojas escriturarias y tiempo mayor de trámite para los usuarios, etc.

De 860 notarias en todo el país, más de la mitad de los notarios, segunda y tercera categoría especialmente, no tienen secretarias, no tienen presupuesto para contratar hábiles y expertas digitadoras. Los notarios de primera y muchos de segunda categoría, podrían dedicar, junto con sus funcionarios, mayor tiempo a la revisión de la parte esencial de los actos escriturarios, para obtener mayor claridad, formalizar conforme a la ley, concretamente las declaraciones de voluntad de los otorgantes. Salvo las protocolizaciones de documentos y algún otro excepcional instrumento, las escrituras son meras declaraciones de voluntad de los otorgantes. Así, se contribuiría a evitar muchos errores, conflictos, devoluciones de Registro, costo de escrituras aclaratorias, etc., que ocasiona en muchos casos la mala redacción de los actos escriturarios.

En resumen, se debe abolir la transcripción de linderos para todos los inmuebles. Inicialmente, que sea voluntaria la transcripción, a voluntad y conveniencia de los otorgantes. Es un duro golpe mental para muchos notarios, Registradores y hasta para los colegas abogados, acostumbrados a presentar un “abultado” documento, a los usuarios/clientes. Extenso por los linderos, pero en realidad, el acto escriturario real solo ocuparía un par páginas.

Si usted es titular de la propiedad de una finca, conoce que los linderos todavía se “repiten” con el mojón, que hoy ya no existe, con el “árbol” que hoy ya no existe, con la quebrada que hoy ya no existe, etc. Afortunadamente hoy si, ya existe norma que autoriza no transcribir linderos cuando se protocoliza o archiva plano pertinente en la escritura. O la Ley 675 del 2001, que abuele (de abolir) los linderos para los inmuebles sometidos al nuevo régimen de copropiedad. Se exigen expresamente para los actos escriturarios, arts. 5. y 6. ibídem, que contienen los reglamentos de copropiedad iniciales.

Seguramente algunos “maestros” del notaríado, con mohín de sabios, argüirán: eso violaría el estatuto notarial y el estatuto registral: Decretos ley 960 y 1250 de 1970 y demás normas concordantes y complementarias.

No es cierto: es muy claro el art. 11 del Dec. 1711 de 1984: eliminó la transcripción de linderos en los folios de matrícula inmobiliaria. Basta con señalar el documento o escritura que los contiene. Ahora la Ley 675 del 2001, repetimos, para los actos escriturarios de transferencia del dominio y posesión real y material de los inmuebles sometidos al nuevo régimen de copropiedad, tampoco exige la transcripción de linderos.

En todo caso la transcripción de linderos, en los actos escriturarios de transferencia, gravámenes o limitaciones al dominio, no es esencial, ni de la naturaleza del acto o contrato que se celebra: art. 30, dec. 960/70.

Podría perdurar esta esencialidad para las promesas de compraventa, pero no en mi opinión: basta remitirnos a la escritura que los contiene.

Quedan sin vigencia muchos y reiterados conceptos de supernotariado sobre el tema: no registrable escritura sin linderos.

Como sí hay normas, que antes exigían expresamente los linderos, para el acto escriturario, hoy ya no lo es. Derogación tácita, pero indubitable. El art. 31 del estatuto notarial, Dec. 960/70, ordenaba a los notarios identificar los inmuebles, entre otros elementos, por los linderos. Pero concretamos y repetimos: basta señalar, transcribir en el acto escriturario, un artículo o parágrafo: que exprese: “….los linderos, tanto los generales del edificio o conjunto……, como los particulares del apartamento xx, garaje, xx y depósito xxx, son los señalados en la escritura o escrituras xxx, otorgada u otorgadas en la notaría x de tal ciudad, fecha de otorgamiento, mediante la cual o las cuales se formalizó el acto de constitución al régimen de propiedad horizontal, instrumentos todos, que junto con los folios de matrícula inmobiliaria pertinentes, formarán parte de esta escritura, para todos los efectos legales a que haya lugar”.

En el peor de los casos, por no estar determinados los linderos, se deduce o queda plasmada fácilmente, con las escrituras y folios señalados, su determinabilidad.

Necesariamente, la nueva escritura de un apto o aptos, más garaje y depósito si los hubiere, se debe inscribir en la Oficina de Registro de Instrumentos públicos donde también se encuentra inscrito el Reglamento de copropiedad.

El Estado está al servicio del ciudadano. Cada día se debe acercar y estar más al servicio del ciudadano. Notariado y Registro lo debe hacer. Le cuestan mucho dinero al ciudadano. Retención en la fuente y Registro son los rubros más altos en la transferencia y gravámenes de inmuebles. Derechos notariales constituyen el menor valor.

Como en la nueva escritura de enajenación o gravamen se debe citar la escritura de la constitución del régimen de la copropiedad, en caso de requerirse por alguna razón su consulta, pues los funcionarios de la Oficina de Registro la tienen en sus archivos. Las notarías que tienen digitalizados sus archivos, pueden enviar las imágenes de estas escrituras a las oficinas de registro, para su fácil y electrónico almacenamiento y consulta.

Otras ventajas: los usuarios no se volverían a sentir obligados, por costo, a regresar siempre a la Notaría donde se otorgó la escritura del reglamento, pues aunque pueden acudir a otra, se ahorrarían el pago de unas hojas de la escritura, las correspondientes al reglamento, si otra notaría les presta un servicio más eficiente. Las Notarías deben competir con servicio, no con prácticas non sanctas. Menos costos para los usuarios y vigencia más real del principio de la rogación.

Adicionalmente, no podemos olvidar que la “escritura” también tiene sus malquerientes. Se debe “cuidar” o adecuar la escritura a los tiempos modernos, antes que los empresarios, gobernantes y legisladores tomen conciencia, al observar a los ciudadanos, cansados de perder tanto tiempo y asumir costos no razonables, e impulsen, la desaparición o eliminación de la “escritura”.

La eliminación de “transcripción de linderos” es una contribución del notariado, grano de arena para reducir la vergonzosa tramitología imperante en nuestro país.

Este producto “estrella” del notaríado, la escritura, se debe modernizar. Creo que pronto, después de 5 años y también cansado de escucharlo en discursos de ministros de justicia, superintendentes de notariado y registro y presidentes de las varias uniones y asociaciones y círculos de notarios, podremos implantar la “escritura digital”. (tema para otra nota).