Copias Notariales.
- 05/02/2003
- Argentina
En su artículo 20 habla de copias testimoniadas y copias simples, dentro de las categoría de documentos que expedirán los Notarios de Registro. Ly 404.- Artíículo 106.- Es primera copia la que, con los requisitos determinados en esta ley, expida el notario por primera vez a cada una de las partes que así lo requiriere. Es copia de ulterior grado la que, con los mismos requisitos que para la primera, expida el notario a cada una de las partes, en los casos en que fuere procedente y a solicitud de la misma. Es aquí donde específicamente el legislador abandona la terminología testimonio para las copias de primer grado, y adopta la de primera copia. Veamos entonces la clasificación de los Documentos Notariales para determinar el ámbito que ocupan las copias de matrices o documentos y a su vez, las copias de copias, denominadas de ulterior grado.: DOCUMENTOS NOTARIALES - ORIGINALES PRIMER GRADO REPRODUCCIONES SEGUNDO GRADO (PRIMERA COPIA - TESTIMONIO) ULTERIOR GRADO (COPIA SOBRE COPIA) Entre la normativa de fondo, reconociendo como primera fuente al Código Civil, encontramos el artículo 979, que establece que son instrumentos públicos las escrituras y sus copias sacadas conforme las formas prescriptas por ley. Art.1010.- La copia de las escrituras de que hablan los artículos anteriores hace plena fe como la escritura matriz. LA COPIA SIMPLE El artículo 933 del Código Civil precepta que las copias simples deben tener estampado sello y firma del notario para considerarse instrumentos públicos. La problemática de las formas en cuanto a las copias simples dependerá de las legislaciones locales. El orden jerárquico a que atenderemos para calificar a la copia simple deberemos seguir: PRELACIÓN NORMATIVA EN CUANTO A COPIAS 1 - Código Civil. 2 - Leyes locales y locales notariales Ley del lugar del otorgamiento del acto Cuestión de la terminología. COPIA O TESTIMONIO Corresponde según el tratamiento de la ley notarial local. Vimos en el comienzo del presente como la nueva Ley Orgánica Notarial de la Ciudad de Buenos Aires abandona el término de testimonios en cuanto a las copias de segundo grados o copias testimoniadas. Prefiere tratarlas como primeras copias lo que revirtió varios años de costumbre notarial. En cuanto a los restantes ordenamientos siguen los lineamientos clásicos de la utilización del término testimonio y acuden a la palabra copia para no caer en redundancias o reiteraciones. Distincion TESTIMONIO NUNCA SE REFERIRÁ A UNA COPIA SIMPLE. Cuando hablemos de testimonio deberemos atender que nunca nos referiremos así a una copia simple, en cambio el vocablo copia puede consignar una testimoniada, las que serán siempre de segundo grado. Será un segundo testimonio o segunda copia, la que se librará a pedido de parte, al producirse extravíos, robos o demás circunstancias que provocaron la destrucción o desaparición de la primer copia testimoniada o primer testimonio. El sistema de protocolo asegurará que siempre la matriz se encuentre en poder del Estado por intermedio de sus funcionarios, tanto en las Notarías como en los respectivos Archivos. De esta forma se podrá expedir segundas copias testimoniadas o testimonios en los casos anteriormente citados. En cuanto a las matrices suscriptas por múltiples partes, todas las copias expedidas serán calificadas como primera copia testimonial, aunque su número sea superior a una. CONCEPTO La conceptualización de las copias atiende a su delimitación. COPIA SIMPLE ES REPRODUCCION LITERAL DE LA MATRIZ COPIA NOTARIAL O TESTIMONIO ES REPRODUCCION LITERAL DEL DOCUMENTO ORIGINAL REALIZADA POR NOTARIO O FUNCIONARIO AUTORIZADO CONFORME LOS REQUISITOS DE FORMA LEGAL No devuelve mayor problemática, los conceptos son determinados por sus caracteres específicos correspondientes a cada categoría. La copia simple, implica la reproducción, por medios mecánicos, o automatizados, en forma total o parcial de las matrices y originales. No requieren de forma alguna dada su carácter de simplicidad. Por el contrario, la copia Notarial o Testimonio, si bien es también reproducción o transcripción literal, esta debe ser realizada por el Notario, el que aplicará su sello y estampará su firma a modo de prueba de su intervención, y se deberán seguir entonces las formalidades que instituyan la normativa. En cuanto a su valor, encontramos similitud con los requisitos de validez reconocidos en general por todos los doctrinarios sobre los instrumentos públicos REQUISITOS DE VALIDEZ DE LOS INSTRUMENTOS PUBLICOS SUBJETIVOS. - intervencion de oficial publico - oficial con competencia por materia, territorio y personas - oficial con capacidad OBJETIVOS - solemnidades juridicas - fe publica Requerirá de la intervención del Funcionario Público, generalmente el Notario, el que deberá ser competente tanto por razón de materia, territorio y las personas intervinientes. Los requisitos objetivos atienden a la forma de los actos, sus solemnidades, las cuales proveerán de fe pública al documento y a los hechos documentados, al completar dichos requisitos legales exigidos. Se debe prestar también atención a los elementos materias. Por ejemplo el soporte. Hoy día el papel, que será de una confección especial, la que colaborará a la dificultad de la falsificación por terceros de los documentos públicos. La grafía que exteriorizará su contenido, la que podrá ser realizada por medios mecánicos, (mecanográficos), tanto comprendidos por confección mediante impresoras, máquinas de escribir eléctricas o mecánicas y siempre incluyendo la posibilidad de la grafía manuscrita del Notario. Antes de la utilización de las máquinas de escritura, los instrumentos públicos eran confeccionados por los escribientes que actuaban en las notarías de principio del siglo pasado. En los elementos formales tenemos la obligatoriedad de la cláusula de suscripción, conformada por el clásico concuerda con el que se inicia, seguido de la transcripción del documento y sus firmas y sellos. Las fojas notariales seguirán entre sus formas también las rúbricas, foliatura, numeración de las hojas, etc. Ley 404 Ciudad Autónoma de Bs. As. Artículo 107.- Las copias llevarán al final cláusula que identifique el documento protocolado, con mención del folio, notario autorizante, carácter en que actúa y número de registro, y que asevere la fidelidad de la reproducción con respecto al original, indique si se trata de primera copia o de ulterior grado ––y en este caso, cuál––, para quién se expide y el lugar y fecha de su expedición. Artículo 108.- El notario autorizante, su adscripto, subrogante, interino, o sucesor en el registro o el titular del archivo, en su caso, podrán expedir las copias mencionadas mientras el protocolo se halle bajo su guarda. La forma de la transcripción, deberá hacerse sin espacios en blanco, observemos el nuevo artículo 61 en su primer párrafo de la ley 404 de Capital Federal. Artíículo 61.- Todos los documentos deberáán ser escritos sin espacios en blanco en su texto. No se emplearáán abreviaturas ni iniciales, excepto cuando: Luego de la cláusula de suscripción se subsanarán los errores, mediante el salvado de puño y letra del notario, que deberá ser obligatorio para las partes esenciales conforme el artículo 1001 del Código Civil. CCivil.Art 1001 ...partes, salvando al final de ella, de su puñño y letra, lo que se haya escrito entre renglones, y las testaduras que se hubiesen hecho.... Es fundamental la exactitud con su matriz. Es ésta el nexo que ligará la copia con su original, la que se presumirá por la intervención del funcionario público que lo consigna ...es copia fiel de su original, conste... ...concuerda con su matríz que pasó por ante mi... Por otra parte, la integridad dependerá del tipo de copia, en cuanto sea parcial, de sus partes pertinentes, o total. Se presume que si nada se indica, estamos frente a una copia íntegra de su matriz u original, debiendo siempre hacerse constar las que así no lo fueran. Un último punto que trataremos es una disposición generalizada de que las copias deberán consignarse en sus originales o matrices de la expedición de éstas y de sus circunstancias y características de grado, forma, fojas utilizadas, número de sellos, lugar y fecha, tipo de reproducción, y solicitante. Testimonio. Ley 404. Cabe una última consideración sobre la nueva normativa en Capital Federal. Más allá del abandono del vocablo testimonio para las copias de segundo grado, utiliza el término para transcripciones hechas por el notario, en forma total o parcial, siendo testimonio por exhibición el reproducido total o parcialmente, de documento no matriz, exhibido al Notario. Denomina testimonio por relación al que configure un extracto o resumen, a discreción del Notario, sobre contenidos de escrituras matrices o documentos agregados a su protocolo y hasta aseverando situaciones que surjan de dichos elementos. Mucho resta por decir y discutir sobre los alcances de la nueva ley de la Capita Federal, lo que excede por el momento el objeto de la presente, transcribimos dichos artículos a sus efectos y como final de esta breve construcción. Artículo 109.- El notario podrá expedir testimonio por exhibición o en relación. Es testimonio por exhibición el documento que reproduce literal, total o parcialmente, otro documento no matriz, público o privado, exhibido al notario con el objeto de acreditar su existencia, naturaleza y contenido, sin subrogarlo en su eficacia. Es testimonio en relación o extracto, el documento en el que el notario reproduce conceptualmente o resume, con criterio selectivo, el contenido de escrituras matrices y de documentos agregados al protocolo, o asevera determinados extremos que surgen de esos elementos documentales o de otros que se hallen en su poder o custodia. El testimonio llevará al final una cláusula que contenga las menciones necesarias para individualizar el documento al que se refiere, si éste ha sido exhibido o el lugar en que se encuentra, si se trata de transcripción fiel o de relato, la persona que lo solicita y el lugar y fecha de expedición. Blibliografía utilizada. Seminarios Laureano Moreira. - Varios Pelosi, Carlos A. Las copias simples notariales - Publicado en Revista del Notariado número 861 año 2000.- Ley Orgánica Notarial de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires - 404 / 2000.- y su reglamentación. Código Civil partes pertinentes.
