El Archivo Nacional de Costa Rica innova con adelantos tecnológicos que favorecen la actividad notarial.
- 14/01/2015
- Costa Rica
El uso de internet inalámbrico en las instalaciones, la consulta en línea de protocolos notariales digitalizados y la verificación de bases de datos de diversos servicios, son parte de las innovaciones tecnológicas que está poniendo en práctica el Archivo Nacional de Costa Rica al servicio de los usuarios, para aumentar la eficacia y efectividad de su quehacer.
Según Virginia Chacón Arias, directora general de la institución, la motivación principal para innovar se debe a la necesidad de facilitar a cualquier interesado el acceso a la información que custodia la institución en los Archivos Histórico, Intermedio y Notarial, así como en la Biblioteca especializada.
Consulta de protocolos notariales
En la misma ruta de la innovación, se encuentra la consulta en línea de tomos de protocolos notariales digitalizados. Al respecto, vale la pena indicar que el Departamento de Archivo Notarial (DAN) es el más visitado de la institución ya que entre otros servicios, atiende a un grupo aproximado de 8.000 notarios activos de todo el país, así como público en general. Se encarga de resguardar y facilitar los aproximadamente 117 mil tomos de protocolo con fecha posterior a 1960, los cuales poseen valor patrimonial, legal y administrativo. El protocolo es el instrumento en el cual los notarios públicos asientan los actos y contratos que se efectúan en su presencia.
Tradicionalmente los protocolos se microfilmaban, pero desde noviembre del 2012 inició su digitalización y estas son las imágenes que se pueden visualizar en internet.
Mauricio López Elizondo, coordinador del DAN, indica que la cantidad de protocolos digitalizados al día de hoy supera los 9 mil. El promedio mensual de imágenes consultadas es de 899.
El sistema virtual es muy fácil de utilizar. Según detallan funcionarios del Departamento de Cómputo, es necesario instalar un explorador web actualizado (preferiblemente Google Chrome) y el plug-in del visor de Adobe Reader. La búsqueda se realiza por número de tomo de protocolo o por nombre del notario y, adicionalmente si se conoce la fecha de inicio y fecha de fin del protocolo, se puede anotar. La información se verá por folios, frente y vuelto.
Consulta de bases de datos
Adicionalmente, por medio del sitio web del Archivo Nacional se pueden consultar bases de datos con referencias de documentación de los Archivos Histórico, Intermedio y Notarial, que pueden visualizarse desde cualquier dispositivo móvil. Sólo se necesita tener acceso a internet y un navegador que permita acceder a la página web.
En las bases del Archivo Histórico se encuentran cerca de 400 mil referencias relacionadas con más de 30 fondos documentales históricos como: Colección de Impresos, Microfilmes, Complementario Colonial, Provincial Independiente, Editorial Costa Rica, Liceo de Costa Rica y Universidad de Costa Rica.
También hay referencias parciales de otros 28 fondos, entre los que destacan: Protocolos Notariales de 1898 a 1910, Mortuales Coloniales, Mortuales Independientes y Congreso (Asamblea Legislativa).
En la base de datos del Archivo Intermedio se podrán encontrar referencias completas de documentos de la Presidencia de la República, Consejo de Gobierno y Ministerios correspondiente a los períodos 2006-2010 y 2010-2014, así como referencias parciales de transferencias que estos despachos realizaron entre los años 1994-2002. Estas se completarán paulatinamente y se dará prioridad a las transferencias más recientes.
Con respecto a la base de datos del Archivo Notarial, es posible consultar en forma completa la descripción de las escrituras otorgadas por los notarios públicos entre los años 1992-1994, en forma parcial de los años 1995-1997; todas las referencias de escrituras otorgadas por Cónsules de 1960 al 2009, casi 9.000 protocolos notariales anteriores a 1960, así como testamentos y estado de los notarios (activos o no).
En relación con los protocolos notariales, a pesar de que se puede consultar la referencia en la base de datos del Archivo Notarial, el documento físico se resguarda en el Archivo Histórico.
