Internet, Notariado y Registro. Resolución 1542.
- 08/09/2003
- Colombia
EL SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO En ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere el artículo 9° del Decreto 2158 de 1992, y Considerando que: En cumplimiento del plan estratégico de la Superintendencia de Notariado y Registro para el período 2003-2006, se requiere avanzar en la construcción del gobierno electrónico, dentro del marco establecido por la Agenda de Conectividad y la Directiva Presidencial 02 de 2000. Las nuevas tecnologías de la información se utilizarán para difundir la labor de la Superintendencia y prestar servicios a los ciudadanos, además de dar a conocer al público la estructura de la entidad y toda la información que pueda ser de interés para los usuarios de los servicios de Notariado y Registro, reforzando la imagen corporativa de la entidad. Es necesario establecer una política de administración del Portal en Internet de la Superintendencia de Notariado y Registro. En mérito de lo expuesto, Resuelve: Artículo 1. Imagen de la Superintendencia La Superintendencia de Notariado y Registro está presente en la red a través de su Portal en Internet, que se constituye en el primer punto de acceso a los servicios que la entidad ofrece al público en Internet. Los funcionarios están llamados a usar este Portal y a difundir los servicios que presta. Artículo 2. Comité Administrador del Portal Créase el Comité Administrador del Portal de la Superintendencia de Notariado y Registro. Este comité se reunirá al menos cada dos semanas, y estará integrado por: 1. El Superintendente Delegado para Notariado o su delegado 2. El Superintendente Delegado para Registro o su delegado 3. Un delegado del Despacho del Superintendente 4. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación e Informática o su delegado 5. El Jefe de la División de Divulgación y Publicaciones o su delegado Adicionalmente, podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que a juicio del Comité puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes Parágrafo El Asesor del despacho o su delegado será el Secretario Técnico del Comité Administrador del Portal, con derecho a voz pero sin voto. Artículo 3. Misión y funciones del Comité La misión del Comité Administrador del Portal es velar por el buen funcionamiento y el mejoramiento del portal de la entidad. Corresponde a este comité: 1. Estudiar y aprobar o rechazar los textos que le sean remitidos para su publicación en el portal. 2. Estudiar y aprobar o rechazar las solicitudes de las notarías y de las oficinas de registro para crear sus propias páginas web 3. Apoyar a las notarías en el mantenimiento de sus páginas web, y velar por una integración de esas páginas con el portal de la superintendencia 4. Estudiar y decidir sobre las solicitudes sobre cambios en la apariencia o funciones del portal 5. Cuidar que el portal cumpla con los requerimientos y parámetros que establece el gobierno nacional. 6. Expedir su propio reglamento 7. Verificar que el contenido del portal cumpla las normas vigentes sobre derechos de autor y propiedad intelectual. 8. Solicitar la imposición de sanciones a los funcionarios que violen las normas establecidas para el uso aceptable de Internet, Intranet y el correo electrónico 9. Difundir entre los funcionarios los documentos que ayuden a mejorar sus destrezas y conocimientos en el uso de los recursos informáticos de la entidad, y proponer actividades de apacitación. 10. Diseñar las estrategias que se utilizarán para difundir entre la comunidad el portal de la entidad y los servicios que este ofrece 11. Aprobar la información que estará disponible en la Intranet, y promover su uso masivo para lograr una eficiente gestión del conocimiento. 12. Elaborar estadísticas sobre el uso que los ciudadanos hacen del portal de la entidad, para establecer las acciones a seguir para mejorar el servicio que presta la Superintendencia. 13. Proponer actualizaciones y/o modificaciones a las políticas de uso de Internet, correo electrónico e Intranet de la Superintendencia. 14. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por el Superintendente Artículo 4. Administrador de la red El Superintendente designará al administrador de la red, que tendrá a su cargo la coordinación de los aspectos técnicos de la página web de la entidad. Adicionalmente, el administrador de la red será el responsable de las siguientes tareas: 1. Actualizar la información sobre el portal de la Superintendencia en los portales y páginas web de las otras entidades del estado, así como en las portales y páginas dedicadas al notariado y al registro en la red 2. Proteger la imagen de la Superintendencia cuando esta pueda verse afectada por publicaciones en otros sitios de la red 3. Prevenir, controlar y denunciar todo intento de sabotaje al portal de la Superintendencia 4. Canalizar las solicitudes, quejas y sugerencias que hagan los ciudadanos a través del portal de la entidad. 5. Cumplir las demás funciones que le asigne el Superintendente Artículo 5. Mantenimiento. Aunque el Comité Administrador del Portal es el responsable del mantenimiento del portal de la entidad, la responsabilidad por la actualización de la información específica recae en la dependencia donde se origina dicha información, en especial en los casos en los cuales es legalmente obligatoria la publicación de información en Internet. Artículo 6. Publicidad de los servicios de la Superintendencia Para que las iniciativas de la Superintendencia encaminadas a mejorar el nivel de prestación de servicios al ciudadano tengan éxito, estas deben ser conocidas por un amplio número de sus potenciales beneficiarios. Para ello, el Comité Administrador del portal realizará contactos con otras entidades del estado para una mutua promoción de servicios ofrecidos, así como con el portal del gobierno colombiano en Internet, y promoverá iniciativas que ayuden a la construcción de un gobierno electrónico. Artículo 7. Contenidos 1. La Superintendencia de Notariado y Registro no asume ninguna responsabilidad por las discrepancias que pudieran encontrarse entre la versión digital de los documentos que presenta en su página web y la versión impresa de estos. De todas maneras, el administrador de la red está obligado a atender las solicitudes que se le hagan en tal sentido, para velar por la exactitud de los contenidos del portal de la entidad 2. No se publicarán documentos preparatorios o proyectos de actos administrativos sin la expresa autorización del Superintendente. Artículo 8. Propiedad Intelectual y Derechos de Autor La publicación de un artículo en el portal de la entidad protegido por la normatividad sobre propiedad intelectual y derechos de autor solo podrá realizarse si se obtiene el permiso correspondiente del autor del artículo. Artículo 9. Contratación en Línea El Portal de la Superintendencia debe mantener actualizada toda la información referente a la contratación de la entidad y al Plan de Compras, en cumplimiento de lo estipulado por la Directiva Presidencial 02 de 2000 y el Decreto 2170 de 2002. Artículo 10. Responsabilidad sobre hiperenlaces En el Portal de la Superintendencia se ofrecen enlaces a páginas en Internet consideradas de interés para los usuarios del portal. Sin embargo, la Superintendencia de Notariado y Registro no asume ninguna responsabilidad sobre los datos contenidos en las páginas a las cuales se hace referencia. Aunque el administrador de la red de la entidad buscará actualizar los enlaces incorrectos, en ningún caso la superintendencia es responsable por el correcto funcionamiento de las páginas web a las que ofrece llegar a través de hipervínculos. Artículo 11. Hiperenlaces ofrecidos en el Portal El portal de la Superintendencia podrá ofrecer hiperenlaces a los sitios web de: 1. Entidades Gubernamentales 2. Notarías 3. Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos 4. Sitios Oficiales de Entidades Territoriales 5. Organizaciones No Gubernamentales nacionales e internacionales 6. Páginas web de empresas o particulares que ofrezcan servicios en asocio con la Superintendencia de Notariado y Registro 7. Instituciones de Educación Superior que ofrezcan especializaciones, diplomados o seminarios en Derecho Notarial o Registral, o que tengan un convenio con la entidad. El portal de la Superintendencia no ofrecerá en ningún caso hiperenlaces a los sitios web de: 1. Movimientos políticos o religiosos 2. Personas naturales 3. Empresas comerciales que no tengan relación alguna con la misión de la entidad. Artículo 12. Tratamiento de datos personales Cada vez que se recolecte información personal de un usuario de los servicios del portal de la entidad se le advertirá sobre la destinación que se dará a esta información, y en el tratamiento de dichos datos se estará a lo que establece la ley en la materia Artículo 13. Presencia de las Notarías y de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos en la Red Las Notarías y las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos que deseen ofrecer sus servicios al ciudadano a través de Internet, o crear sus propias páginas web, deben obtener previamente el visto bueno del Comité de Administración del Portal, que verificará que se trate de unas páginas web actualizadas, útiles, conformes a la Imagen Corporativa de la Superintendencia, sin publicidad de ninguna clase, y acordes en todo caso a lo que la comunidad espera de la función notarial y registral. Para esta clase de actividades, la retroalimentación entre las notarías y la Superintendencia debe ser permanente. Dichas páginas deben estar conformes a lo estipulado en esta resolución y a lo que establece la Directiva Presidencial 02 de 2000. Artículo 14. Cumplimiento de la presente resolución El Superintendente se encargará de dictar los Actos Administrativos necesarios para asegurar el cumplimiento de la presente Política de Administración del Portal y la construcción de una Superintendencia en Línea. Artículo 15. Actualización de la Política de Administración del Portal La política de administración del Portal de la entidad será revisada regularmente para asegurar que refleja correctamente los desarrollos normativos y la evolución de las tecnologías de la información y comunicaciones. Artículo 16. Vigencia La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE, JOSÉ FÉLIX LAFAURIE RIVERA Superintendente de Notariado y Registro Proyectó: Andrés García
