La Emisión y Recepción de Facturas por Medios Electrónicos
- 14/05/2004
- España
El Reglamento de facturación (RD 1496/2003), ha venido a desarrollar la recepción y envío de facturas electrónicas. Muchas son las ventajas que ello supone para emisor y receptor, ahorro de costes en impresión y papel, disminución de los trámites administrativos, optimización de los recursos empleados, simplificación del proceso de pago, mejoras en los controles del abono de facturas, así como una mayor facilidad para el empresario para conocer los comportamientos de sus clientes. En este sentido se entiende por Factura Electrónica, todo documento emitido por medios electrónicos que permitan asegurar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, en el que se consignan la descripción de las operaciones realizadas, su contraprestación total y, separadamente, el impuesto que corresponda (Artículo Tercero OM 3134/2002). Dichas facturas, "tendrán la misma validez que las facturas originales", siempre que la información contenida en la factura emitida y recibida sea idéntica. Asimismo, la Administración Tributaria podrá exigir en cualquier momento al empresario o al profesional emisor o receptor, su transformación en lenguaje legible, así como su emisión en soporte papel. Al envío o recepción de facturas electrónicas pueden acogerse, "los empresarios o profesionales que deseen recibir o emitir facturas electrónicas" (art. 4 Orden HAC/3134/2002). Se establece inicialmente un principio de libre adhesión a la emisión o recepción de facturas que, sin embargo, viene matizado por lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley 53/2002, que exige el previo consentimiento del destinatario para que las facturas puedan ser transmitidas por medios electrónicos. Deberá existir con carácter previo una prestación del consentimiento por parte del receptor dirigida a autorizar al emisor su transmisión por ese canal. Dicha autorización recomendamos que se realice, ante la falta de desarrollo reglamentario, mediante el envío de una carta habilitando al emisor, a través de la firma de un acuerdo en el que se regulen las condiciones de emisión de facturas telemáticas o, mediante la firma de un Contrato de acceso y prestación de Servicios de facturación telemática para los supuestos en que se desarrolle a través de un Sistema de Facturación (se entiende por un sistema de facturación electrónica, aquella aplicación que permite el intercambio de facturas electrónicas entre los proveedores y sus clientes en un entorno virtual, reemplazando la factura emitida en soporte papel, por una transmitida a través de medios telemáticos, principalmente Internet). Las facturas electrónicas, a condición de que se garantice la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, serán aceptadas fiscalmente a efectos de la repercusión y deducción de cuotas del Impuesto sobre el Valor Añadido y de la justificación de los gastos necesarios para la obtención de ingresos o de las deducciones practicadas para la determinación de las bases o las cuotas tributarias. En todo caso los empresarios o profesionales que deseen recurrir a la facturación telemática, deberán solicitarlo a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, indicando los elementos que permitan comprobar que el sistema de transmisión a distancia propuesto cumple las condiciones mencionadas anteriormente. La inversión del sujeto pasivo: La Autofactura Una de las modalidades de emisión de facturas que mayores posibilidades tiene, es aquella en la que el receptor del bien o el prestatario del servicio es quién emite las facturas. El Reglamento de facturación en su artículo cinco regula dicha posibilidad, siempre que se cumplan una serie de requisitos: Deberá existir un acuerdo documentado por escrito por el que se autorice al receptor la expedición de las facturas. Cada factura debe ser aceptada por el empresario que realice las operaciones. Cada factura deberá ser expedida en el plazo de un mes desde el momento de realización de la operación. Las facturas deben expedirse en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones que en ella se documentan. Deben expedirse facturas mediante series distintas para cada uno de los profesionales. Para finalizar, queremos destacar, que el Reglamento citado plantea numerosas incógnitas en cuanto a su aplicación, incógnitas ante las que, en el orden práctico, se están adoptando soluciones enfocadas a conciliar las exigencias legales con la agilidad de este sistema de facturación. Un ejemplo de ello se manifiesta en el caso de la factura expedida por el "cliente" al recibir la prestación del servicio o la entrega del bien (la autofactura), por el tratamiento que se dispensa al rechazo de ésta por el empresario que realizó la operación sujeta. El reglamento establece que esa factura se tendrá por no expedida. Si son varias las autofacturas emitidas y es rechazada una, se plantean problemas de numeración (ya que han de ser correlativas). También se plantean problemas en la deducción del IVA por el emisor de la autofactura, pues existe la posibilidad de que éste practique la oportuna deducción y posteriormente la autofactura sea rechazada por el sujeto pasivo que prestó el servicio o entregó el bien (aunque por precaución no debería practicarse la deducción, hasta haber recibido la aceptación expresa). Por todo ello, sería deseable la publicación de una disposición que aclare los aspectos confusos y solucione los problemas que la aplicación práctica de la facturación electrónica provoca. Eneko Ariz López de Castro Departamento de Tecnologías de la Información [email protected]
