Lanzarán un servicio electrónico que permitirá a los profesionales registrar índices notariales a través de Internet.

• 06/01/2007
• Costa Rica

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El 30 de octubre del 2006, se publicó en el Diario Oficial La Gaceta el nuevo Reglamento para la Presentación de Índices, el cual entró en vigencia el 31 de diciembre de 2006. Como principal innovación, se estableció la posibilidad para los notarios y cónsules que así lo deseen, de presentar su índice en formato electrónico vía Internet.

Como únicos requisitos para que los interesados puedan optar por esta forma de presentación del índice de instrumentos públicos, el artículo 11 del Reglamento establece: a.-suscripción de un contrato con la empresa autorizada. b- Suscripción del documento que contiene los lineamientos para el servicio de presentación de índices vía Internet el cual será de observancia obligatoria.

En virtud de Convenio suscrito con la Junta Administrativa del Archivo Nacional, la compañía MASTER LEX es la primera empresa autorizada para brindar el servicio de presentación y recibo de índices por Internet; lo cual hace a través de su nuevo sistema INDEX.

¿Qué es INDEX?
Es el sistema informático que la empresa Master Lex desarrolló para permitirle a los notarios y cónsules remitir por Internet sus índices de instrumentos públicos. Se trata de un servicio autorizado por la Junta Administrativa del Archivo Nacional para ser puesto a disposición de los interesados que deseen acceder a esta nueva forma de presentación del índice quincenal.

El servicio Index tiene dos funcionalidades principales:
1.- La de envío de índices por Internet y demás servicios relacionados, la cual es para uso exclusivo de los notarios públicos y cónsules, y 2.- La de consulta de información contenida en algunas de las bases de datos del Archivo Notarial, la cual será de acceso público y gratuito.

¿Qué beneficios representa para el Notario el envío de índices a través de INDEX?
a. Elimina las pérdidas de tiempo, incomodidades y desplazamientos propios del proceso actual de presentación del Índice en papel en las instalaciones del Archivo Nacional o a través de correo certificado.
b. Amplia el horario de presentación en tiempo del índice notarial, por cuanto se habilitan las 24 horas del día para hacerlo desde cualquier parte del mundo. También se permite el envío del índice en los días sábado, domingo y feriados que queden comprendidos dentro del plazo de los cincos días y los dos días de gracia, estipulados por ley para cumplir con esta obligación.
c. Facilita la confección del índice pues el sistema advierte al usuario sobre posibles errores al momento de introducir los datos.
d. Elimina la necesidad de cancelación quincenal del timbre de Archivo Nacional pues su costo ya está incluido en el precio anual de INDEX.
e. Le permite remitir conjuntamente con el índice, copia de los testamentos abiertos otorgados, así como de la información relativa a escrituras adicionales o de rescisión.
f. Remite información de interés del Archivo Notarial directamente en la cuenta de correo del usuario.
g. Reciba en su cuenta de correo, una copia digital del índice enviado, con fecha y hora de presentación, que podrá guardar o imprimir como constancia de que su índice fue efectivamente recibido por el sistema informático del Archivo Nacional.
h. Soporte técnico de Master Lex con personal especializado durante horas de oficina, y hasta las 9 p.m. en los días de envío de índices.

El precio de la suscripción anual para el servicio INDEX es de $90 por notario o cónsul. Este precio incluye el valor de los timbres de todo un año y el módulo de envío de Índices.

Otros servicios complementarios y gratuitos que ofrece INDEX al público en general son:
a. de presentación de índices en el Archivo Notarial disponible a partir de 1992, así como el contenido de aquellos que se remitan a través de INDEX.
b. Fecha de presentación de protocolos depositados en el Archivo Notarial.
c. Registro de testamentos otorgados.

Más información:
Puede llamar a Master Lex, al teléfono (506) 280-1370 o bien enviar un correo electrónico a la dirección: [email protected] o www.index.co.cr