Notarios: Aliados de la Sociedad. Cuenta Única Notarial.

• 22/06/2004
• Colombia

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SuperNotariado adoptó como principio en su gestión institucional: velar por la moralidad en la prestación del servicio notarial y registral, y trabajar por respeto y reconocimiento de derechos y deberes de ciudadanos, como epicentro de sus decisiones El diario El Tiempo publicó una agresiva nota bajo el título "Notarios de mala fe". Aunque pocos, los casos expuestos se referían al no pago de las contribuciones que deben hacer los Notarios al erario, con cargo a los ingresos que reciben de los usuarios; pero, como siempre, las generalizaciones terminaron por afectar a una institución que bien le ha servido al país. Por consiguiente, todo esfuerzo que evite un solo caso que sirva para desprestigiar un servicio esencial para el desarrollo económico y social de un país es bienvenido. Bajo esta premisa, la Superintendencia de Notariado y Registro adoptó un principio fundamental en el ejercicio de su gestión institucional: Trabajar en función de la moralidad en la prestación de los servicios notarial y registral y velar por el respeto y reconocimiento de los derechos y deberes de los ciudadanos, como epicentro de sus decisiones. La institución busca ser más eficiente y facilitarle la vida al ciudadano. Se trata de recobrar dos principios que hacen y cohesionan sociedad: Uno, que el ciudadano es el epicentro de la gestión institucional; y dos, que este es un cliente y, cuando se acerca a las "ventanillas" físicas o virtuales del Estado, es él quien genera sus recursos. En otras palabras, el pago de las contribuciones al sistema debe traducirse en la prestación de servicios con estándares que salvaguarden los principios de cercanía al cliente (principio de inmediación), la transparencia en las operaciones (máxima moralidad), la calidad en la oferta de los servicios (seguridad y eficiencia) y la neutralidad en la atención (principio de igualdad). El reto de la institución es convertirse en aliada de la sociedad, al superar el simple control formal que los Notarios realizan sobre los actos jurídicos que autorizan, para que ejerzan un control de legalidad material, sustancial, sobre los mismos, a fin de proteger, en forma real, los derechos fundamentales de los contratantes y asegurar su conformidad con el ordenamiento jurídico. Esto implica, de fondo, eliminar los riesgos de los delitos asociados con la propiedad inmobiliaria. Como parte fundamental de este proceso, el Gobierno creó, por medio del artículo 112 de la Ley 788 de 2002, la Cuenta única Notarial. La medida simplifica los trámites para el pago de las diferentes obligaciones estatales y tributarias que el Notario debe realizar por mandato legal y facilita la vigilancia notarial encomendada a 1a Superintendencia de Notariado y Registro, que es la encargada de velar por la moralidad que debe regir el manejo de los dineros pertenecientes al Estado. Pero más allá de esa finalidad, la estrategia ofrece, por un lado, la oportunidad de tecnificar y simplificar los procesos y trámites para los ciudadanos, clientes y usuarios de los servicios. Y, por otro lado, facilitar al mismo sistema notarial, el desempeño de sus funciones y el manejo correcto de sus ingresos. La herramienta no busca afectar en manera alguna a los Notarios. No se trata de un instrumento desarticulado de la modernización de la Superintendencia, ni de un mecanis¬mo concebido en forma exclusiva para que la entidad ejerza inspección y vigilancia. No fue esta la principal motivación o justificación de su creación. Lo que busca es acabar con trámites engorrosos que implican desplazamientos, incomodidades y pérdida de tiempo en filas interminables. No tendría sentido que, después de un esfuerzo gigantesco por incorporar tecnologías de información en la prestación del servicio notarial, el usuario se vea forzado a tramitar sus pagos en varias ventanillas y continúe percibiendo la desorganización interna del sistema, que hoy lo obliga a asumir la carga económica y física de la lentitud, complejidad y dispersión en la ejecución de los procesos. Con la cuenta única el ciudadano podrá pagar en una ventanilla única (ubicada en la notaría) todas sus obligaciones, aportes y contribuciones al sistema, inclusive los derechos de registro y el impuesto de registro y anotación. La medida facilita todo el proceso para adquirir los servicios y, una vez se recaudan en ella los importes, el cliente termina su trámite y el negocio jurídico queda registrado; es decir, sale de la notaría como un nuevo y feliz propietario. Pero además, el mecanismo contribuye a la organización contable de las notarías y a la confrontación que de la misma debe existir con la contabilidad del Estado, que a la postre viene a ser una sola, si se tiene en cuenta que los ingresos que obtiene el notario están destinados a los fondos o cuentas parafiscales, a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), a la Superintendencia de Notariado y Registro y a los demás organismos públicos. La labor del Notario, en adelante, se orienta a poner a buen seguro y en forma ordenada, unas sumas de dinero, de destinación específica e interés público, en una cuenta única, sin incurrir en fallas o delitos, por acción u omisión, que hoy la sociedad sanciona con dureza. Dentro de esta concepción, la Cuenta única Notarial se convierte en una pieza clave, para resolver una falla institucional real. Será una cuenta de la notaría y no, del notario, pero administrada por este último, para manejar con transparencia la distribución de los recursos. Así e1 Estado ahorrará tiempo, trámites y recursos en el cruce de cuentas cuya comparación en la actualidad es engorrosa y compleja. A partir de esta única fuente, podrá conocer las cuantías de los ingresos de las notarías y las transferencias que hace el Notario a la DIAN, a la Superintendencia y a otras entidades que deban recibir los dineros recaudados, así como el monto de los ingresos que direcciona a su cuenta personal. Pero, lo más importante: El ciudadano podrá pagar en una sola ventanilla todas las contribuciones que por Ley debe atender para afec¬tar la propiedad. Con mis deseos por una lectura fecunda estaré atento a sus observaciones, José Félix Lafaurie Rivera Prólogo, Cartilla VI, "Cuenta Única Notarial", Superintendencia de Notariado y Registro, Abril 2004