Nueva edificación para el Archivo de Protocolos del Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires.

• 24/07/2006
• Argentina

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SEDE CENTRAL DEL ARCHIVO DE PROTOCOLOS.

Con el objetivo de albergar unos 450.000 protocolos el Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires ha resuelto la construcción de la Sede Central del Archivo de Actuaciones Notariales, obra que se construirá en la localidad de Hernández, en las cercanías de La Plata.

El Colegio de Escribanos de la provincia de Buenos Aires utilizó el sistema de concurso abierto para la construcción de su Sede Central. Luego de realizarse una exhaustiva selección entre los 18 trabajos presentados y cuya organización del Concurso fue realizada por el Colegio de Arquitectos local (Ditrito 1) se anunció el 22 de diciembre pasado que el proyecto ganador fue el que presentó el estudio S/S de Salvador Squillacioti y Gabriel Santinelli.

La inversión inicial que demandará el proyecto  es de 4.000.000 millones de pesos y será el primer edificio en la Argentina en albergar 450.000 protocolos con un sistema bioclimático para su conservación. Además, será el primer edificio de esta magnitud que se construye en el país, que estará dentro del predio de 32.000 m2 que posee el Colegio, cuya  superficie cubierta será de mas de 6.000 metros, agregado a la implementación y aplicación de tecnología avanzada que lo convierte  en un edificio inteligente.

Ésta iniciativa comprende una proyección a 30 años, lográndose la centralización administrativa deseada. Los instrumentos públicos notariales como documentos depositados, tienen el carácter de irremplazables donde la seguridad material  constituye el eje de la seguridad jurídica delegada por el Estado bajo la responsabilidad del Colegio de Escribanos. Por ello, la custodia y conservación de los documentos alientan con entusiasmo construir éste nuevo edificio como un lugar de consulta, custodia, investigación y difusión.

CONSIDERACIONES PARTICULARES

"El edificio será continente de los llamados Protocolos Notariales. Éstos se constituyen por escrituras públicas (documento original que contiene un acto o negocio jurídico, por ejemplo: transferencias de dominio, testamentos, poderes, etc.), actas (documento original que contiene hechos) y demás documentos que se anexan. Su custodia y conservación, respalda la función notarial, velando por la paz social y ayudando a los tribunales a dirimir las controversias que  allí se presenten. Poseen valor jurídico administrativo tanto como informativo. La naturaleza, volúmen y calidad de esta información convierten al protocolo en una fuente calificada para el estudio de una sociedad en su conjunto: articulación social, vida cotidiana, relaciones económicas, etc.

Las funciones principales de un archivo, ya sea administartivo o histórico, son las de: RECIBIR (recepcionar los documentos, organizarlos y describirlos); CUSTODIAR (asegurar la integridad de los documentos y mantenerlos en buenas condiciones para su difusión); EXHIBIR (la función u objetivo principal más importante; brindar la documentación para su consulta; lo que justifica las inversiones que se hagan para su cumplimiento).

La conservación se consigue con métodos preventivos y métodos curativos.
Los preventivos (preservación) son los que atienden a dar una buena consistencia a los soportes.

Los curativos (restauración) son los que sanan y reparan los deterioros producidos por el fallo en los métodos preventivos. En la actualidad se fundamenta en el cuidado del fondo documental más que en el tratamiento y se consigue, entre otros, por medio del control ambiental y fundamentalmente con un buen edificio de archivo".

INSTALACIONES

La nueva edificación contará con distintas dependencias, tales como: una SALA DE ESTAR donde se  prevee tener un espacio para exposiciones de difusión y exhibición de valiosos documentos ( paneles, estanterías, etc.), y servicio de cafetería; SALA DE PROYECCIONES Y  CONFERENCIAS es un espacio destinado a la difusión o encuentros de capacitación, jornadas,  congresos para archivistas, etc. SALA DE CONSULTAS será el lugar específico que el usuario tome  contacto con el/los protocolo/s de acuerdo a lo solicitado en mesa de entradas. SALA DE  VERIFICACIÓN, donde se procesarán los pedidos realizados en mesa de entradas. SALA DE  REPROGRAFÍA, allí se podrá escaner diversos folios de protocolos. SALA DE ENCUADERNACIÓN, debido  al espacio disponible del predio permite que ésta tarea sea realizada dentro del ámbito del  archivo. SALA DE DESINFECCIÓN Y RESTAURACIÓN, será un espacio equiparado especialmente para  tareas de conservación, con buena ventilación. El DEPÓSITO DE PROTOCOLOS contará con una  superficie estimada de 4900 m2 en donde se almacenarán unos 450.000 protocolos que, bajo  condiciones ambientales de higiene, seguridad, temperatura y  humedad requerida, los empleados:  ubicarán, trasladarán y  archivarán los protocolos solicitados para cualquiera de los trámites.