Obligatoriedad de Uso del Sistema de Información Notarial.
- 28/01/2004
- Colombia
CIRCULAR No. 10 de 2004 De: Superintendente de Notariado y Registro Para: Señores Notarios Subsidiados Asunto: Servicio de Capacitación y Soporte Técnico Virtual para la Implantación del Sistema de Información Notarial Fecha: 19 de Enero de 2004 Apreciado Señor Notario: Una de las funciones de la Superintendencia de Notariado y Registro es la de establecer sistemas administrativos y operativos para lograr la eficiente atención de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos procurando su racionalización y modernización . En ejercicio de esta función, la Superintendencia formuló como uno de los objetivos del plan estratégico 2003-2006 el rediseño, desarrollo e implantación de un Sistema de Información Notarial que permita estandarizar los procesos notariales, así como fortalecer las labores de inspección, vigilancia, control de legalidad y de gestión de todas las notarías del país. El software necesario para el cumplimiento de este objetivo, que de ahora en adelante se conocerá como Sistema de Información Notarial, le fue presentado dentro del marco del seminario "Notariado y Registro: Servicio Integral con Soporte Inteligente" que se realizó en Bogotá entre el 28 y el 30 de abril de 2003. El hardware, o equipo de cómputo requerido, se entregó e instaló en correcto funcionamiento en su notaría por la firma AJC IT Soluciones Informáticas, entre los meses de junio y septiembre de 2003. En cumplimiento de sus obligaciones contractuales, dicha firma también impartió capacitación sobre el manejo del sistema operativo (Windows 2000 Professional), las aplicaciones de oficina (Microsoft Office) y el acceso a Internet (Internet Explorer). En la actualidad estos equipos se encuentran en garantía por defectos de fabricación con la firma AJC IT Soluciones Informáticas. Una vez finalizada esta etapa, se hace necesario asegurar la efectiva utilización de esta herramienta por parte de los notarios para así lograr el cumplimiento de los objetivos establecidos por la Superintendencia. Para proceder a la instalación y capacitación del Sistema de Información Notarial, se efectuó, a través de la Organización de Estados Iberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura (OEI) la licitación pública número 139-06-2003, con el objeto de implementar el Sistema de Información Notarial en las quinientas veinte notarías del país que estaban clasificadas como subsidiadas a 31 de diciembre de 2002. El contrato se adjudicó a la Universidad Autónoma de Bucaramanga - UNAB, quien se comprometió a suministrar los siguientes servicios: -Servicios especializados de capacitación presencial en el manejo del Sistema de Información Notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro, de Internet, y de Técnicas de Modelos de capacitación virtual, en cada una de las quinientas veinte notarías mencionadas. -Servicios especializados de soporte técnico virtual post- capacitación, tanto funcional como conceptual, sobre el manejo del Sistema de Información Notarial y de la navegación por Internet, durante seis meses. El proceso de capacitación que cubrirá las quinientas veinte notarías del país que estaban clasificadas como subsidiadas a 31 de diciembre de 2002, lo realizará la UNAB entre el 19 de enero y el 19 de abril de 2004, utilizando el método que hace énfasis en la práctica, mediante el concepto "learn by doing" o aprender haciendo, para lo cual es indispensable su compromiso e interés, el cual agradezco de antemano. De igual manera, los servicios de Soporte técnico virtual se iniciarán una vez concluya el evento de capacitación en su notaría y finalizará el 9 de Agosto de 2004. Este servicio especializado de soporte virtual se concibió como una herramienta que le ayudará a resolver dudas y a sacar todo el provecho posible del Sistema de Información Notarial, lo que resultará en una mayor productividad en su trabajo y un mejor servicio notarial. Esta capacitación no tiene ningún costo para Usted, está dirigida al Notario y los funcionarios de la notaria y será impartida en cada una de ellas, en la sede de la notaría, durante cinco días, con una intensidad de 8 horas diarias, para un total de cuarenta horas, para lo cual la UNAB enviará a Usted una comunicación informándole las fechas precisas del turno que le corresponde así como los datos del Instructor y medios de contacto (teléfono, fax, dirección electrónica). El Instructor designado por la UNAB estará contactándolo por teléfono con el fin de organizar los detalles de la capacitación, horario y el transporte a dicho municipio. El instructor asignado tiene a cargo la capacitación en diversas notarías de su región con un cronograma estricto, le ruego prestarle toda la colaboración posible, pues cualquier retraso le afectará su proceso de capacitación. Cualquier información adicional sobre la capacitación podrá ser consultada a la Universidad Autónoma de Bucaramanga UNAB, en el teléfono 6578212 de Bucaramanga, a partir de la fecha, o con el Ingeniero Antonio Rogelio Albarracín Duarte, de la Oficina Asesora de Planeación e Informática de la Superintendencia, en el teléfono 3282121 extensiones 203,204,205 de Bogotá. Una vez finalizada esta fase de capacitación, el Sistema de Información Notarial será el medio a través del cual Usted realizará las actividades ligadas a la función notarial, así como el envío de información a la Superintendencia, de acuerdo con la capacitación recibida. El notario capacitado queda obligado a generar y enviar la información mensual requerida por la Superintendencia y que es producida por el Sistema de Información Notarial implantado, el primer día hábil del mes siguiente al que se está reportando. Esta obligación iniciará el primer día hábil del mes siguiente a aquel en que se realizó la capacitación. El informe mensual actual en papel se debe seguir enviando hasta nueva disposición de la Superintendencia. Con la capacitación impartida por la UNAB, el Notario debe quedar plenamente calificado y apto para desarrollar la función notarial usando el Sistema de Información Notarial, calidad que quedará certificada con el Acta de Recibo de la capacitación firmada por el Notario. Por lo tanto, le reitero el sentido de responsabilidad que debe observar para "aprender haciendo". Finalmente, le recuerdo que el uso del Sistema de Información Notarial es obligatorio por parte de todos los notarios. Reciba un cordial saludo, JOSÉ FELIX LAFAURIE RIVERA Superintendente Notariado y Registro
