Sobre el Archivo General de Notarias. Antecedentes Históricos. Organización. Servicios.
- 20/10/2006
- México
La actividad notarial en México aparece con la llegada de los españoles, ya que son los escribanos, los encargados de dar Fe y Testimonio de la toma de posesión en nombre de los Reyes. Por tal razón el escribano está presente en las expediciones de Cristóbal Colón y de Hernán Cortés porque va a ser el que dé fe de los grandes acontecimientos y el que dejará constancia escrita de tantos hechos relevantes que forman parte de la memoria histórica de México.
De los primeros escribanos que se tienen referencia son: Diego de Godoy y Juan Fernández del Castillo; del primero desafortunadamente no se conservan documentos que lo confirmen; De Fernández del Castillo, existe en las actas de Cabildo la solicitud para ejercer el oficio de escribano público en la Nueva España y en este Archivo de Notarias, se encuentran sus protocolos que resultan ser los más antiguos del acervo.
Durante la Colonia, la función notarial fue realizada por escribanos peninsulares y después paulatinamente fueron criollos nacidos en la Nueva España, su función fue muy importante para la sociedad porque representaban la seguridad y continuidad por la falta de estabilidad política y por el constante cambio de autoridades.
Por lo que se refiere a las escribanías eran oficios vendibles cuyo precio ingresaba a las arcas reales, también se heredaban y pasaban de padres a hijos formando en algunos casos verdaderas dinastías. En cuanto a la conservación de los protocolos, cada escribano conservaba sus propios libros, así como los que había recibido de sus antecesores, lo que implica que en muchos casos los protocolos se mantengan en buen estado y otros, en cambio, se encuentren deteriorados, según el cuidado del escribano o notario a cuyo cargo hubieran estado los protocolos.
Por lo antes citado, vemos que durante la colonia no existió un lugar específico donde fueran depositados los protocolos para su conservación y custodia. Ya para el siglo XIX, hay intentos de regular a la actividad notarial y establecer sistemas de control como: las notarías dejan de ser oficios vendibles y heredables, la adquisición tendrá que ser a través de un examen y cubrir una serie de requisitos.
Para 1875, Lerdo de Tejada por primera vez hace mención de establecer un Archivo General, a donde se llevarán todos los instrumentos públicos al fallecimiento de los notarios, sin embargo no se llevó a cabo y es hasta inicios del presente siglo, que en base a la promulgación de la Ley del Notariado de 19 de diciembre de 1901, se regula la actividad notarial y se funda el Archivo General de Notarías de la Ciudad de México.
El Archivo General de Notarías se estableció por primera vez en el ala poniente del antiguo edificio de gobierno del Distrito Federal, anteriormente conocida como Antigua Casa de la Diputación. De este lugar trasladó sus oficinas a la calle de Cuba. Al aumentar su tamaño se mudó a la de Filomeno Mata, junto a lo que fue la iglesia de Santa Clara. Más tarde se volvió a instalar en una de las partes del edificio antiguo del Departamento del Distrito Federal. De este lugar se cambió a la construcción conocida como la Aduana de Santo Domingo y de ahí a la calle de Ignacio Ramírez. Posteriormente se instaló en las oficinas del Registro Público de la Propiedad y del Comercio, en la calle de Villalongín. De ahí pasó a ocupar el antiguo edificio del exconvento de la Enseñanza, en Donceles 104, inmueble que albergó sus fondos durante 20 años, de 1968 a 1988. Y debido a que nuevamente llegó a ser insuficiente ese lugar se trasladó a su actual sede, la Candelaria de los Patos.
Organización y Servicios
De acuerdo a lo dispuesto en la Ley del Notariado, es el Archivo el que se encarga de custodiar y conservar todos los protocolos notariales de la Ciudad de México que comprende desde el año de 1525 hasta 1994, de acuerdo a lo señalado en el Art. 148, que dice "Que el Archivo General de Notarias es público, respecto a todos los documentos que lo integran con más de setenta años de antigüedad y de ellos se expedirán copias certificadas a las personas que así lo soliciten, exceptuando aquellos documentos sobre los que la ley imponga limitación o prohibición. En relación con los documentos que no tengan esa antigüedad, sólo podrán mostrarse y expedir copias certificadas a las personas que acrediten tener interés jurídico en el acto o hecho; a los notarios o a la autoridad judicial".
De acuerdo a lo expresado en el artículo citado, el Archivo ha sido delimitado cronológicamente, formando dos partes: Una la del Archivo reciente cuya documentación es considerada privada de 70 años a la fecha, y la otra al Archivo Histórico, cuya documentación es la más antigua y corresponde de 1525 hasta la que tenga más de 70 años, siendo ésta de carácter público.
El Archivo está constituido orgánicamente como una Unidad Departamental, con línea de dependencia directa de la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos y estructurado internamente por trece áreas que desempeñan funciones tanto técnicas como operativas, siendo las siguientes:
Archivo Histórico.
Oficialía de Partes.
Calificación de Escrituras.
Fotocopiado.
Certificación de Escrituras.
Testamento Ológrafo.
Registro de Tarjetas de Testamento.
Regularización de Escrituras.
Revisión de Libros.
Acervos "A" y "B". Acervo Especial.
Entrega de Documentos.
Restauración.
A través de estas áreas el Archivo General de Notarías, cumple con la prestación de los siguientes servicios a usuarios, notarios o juzgados: Expedición de copias certificadas, testimonios, aviso e informe de testamentos, cierre y apertura de protocolos, validación del testamento ológrafo, regularización de escrituras.
El Archivo y sus acervos tiene en custodia aproximadamente cuatro millones de libros y apéndices, que se encuentran ordenados en los acervos A, B y el especial. En los acervos A y B se encuentran todos los libros y apéndices de 202 notarías de las 239 que existen en la Ciudad, ordenadas originalmente por número de notaría y por volumen.
En el Acervo Especial se encuentran todos los libros y apéndices, de las Embajadas de México en el Extranjero, las del Departamento del Distrito Federal, las del Patrimonio del Inmueble Federal, las de los Juzgados de 1a Instancia y los del Protocolo Abierto Especial.
Los Fondos del Archivo Histórico
El Archivo Histórico de Notarías del Distrito Federal está integrado básicamente por dos grandes fondos, además de otros cuatro más pequeños que no constituyen protocolos notariales, sino documentación cuyo principio de procedencia es diverso y que debió haber llegado al archivo con fines probatorios, o quizá confundida con la documentación notarial suelta, la cual llegó al recién fundado Archivo de Notarías en 1902, procedente en parte, de las notarías existentes quienes conservaban algunos protocolos antiguos en su poder; otros, procedieron del Archivo General de la Nación y otros más del Archivo del Ayuntamiento de la Ciudad de México.
Los dos fondos básicos del Archivo Histórico, con documentación estrictamente notarial son los siguientes:
1. Fondo Antiguo (1525-1903).
2. Fondo Contemporáneo (1878-1929).
El Fondo Antiguo comprende la documentación existente hasta antes de la promulgación de la Ley del Notariado de 1901 y ha sido subdividido en 6 partes o secciones, de acuerdo a su antigüedad y estado de conservación, así como a la institución de procedencia.
El Fondo Contemporáneo contiene una estructura homogénea y no se dan en él otras subdivisiones. Esta documentación fue generada a partir de la promulgación de la Ley del Notariado.
Los otros 4 fondos son más pequeños y no contienen documentación notarial.
